آشنایی با صندوق پیام درسی در سامانه همیاد

به نام خدا

در این جلسه آموزشی، قصد داریم به بررسی یکی از ابزارهای ارتباطی مهم در سامانه، یعنی صندوق مکاتبات درسی، بپردازیم. این بخش از پورتال علاوه بر قابلیت ارسال پیام خصوصی (که پیشتر در جلسات قبل بررسی کردیم)، امکان ارسال پیام‌هایی با حجم بیشتر و قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند پیوست فایل، رونوشت (CC) و رونوشت مخفی (BCC) را نیز فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، تمام ویژگی‌هایی که در سیستم‌های ایمیل مشاهده می‌کنید، در این قسمت نیز موجود است.

ارسال پیام به گروه‌های درسی

صندوق مکاتبات درسی مربوط به ارتباطات در داخل دروس شماست. بدین معنا که شما می‌توانید با افرادی که در یک درس خاص به آن‌ها دسترسی دارید، مکاتبه کنید. این مکاتبات می‌تواند عمومی یا خصوصی باشد. به عنوان مثال، اگر بخواهید پیامی عمومی برای تمامی اعضای یک گروه ارسال کنید، به راحتی می‌توانید گروه مورد نظر را انتخاب کرده و پیام خود را ارسال کنید. اگر این گروه عمومی باشد، تمامی اعضا آن پیام را دریافت خواهند کرد.

برای ارسال پیام به گروه خاصی از افراد، کافیست در قسمت ارسال پیام، گروه مورد نظر خود را انتخاب کرده و با افزودن گیرندگان، پیام خود را ارسال کنید. این پیام می‌تواند شامل متن، فایل یا حتی لینک‌ها باشد. به طور مثال، اگر بخواهید پیامی به تمامی اعضای گروه ارتباط با دانشگاه ارسال کنید، می‌توانید این گروه را از لیست انتخاب کرده و سپس متن پیام و یا فایل‌های مورد نظر خود را به آن‌ها پیوست کنید.

استفاده از رونوشت (CC) و رونوشت مخفی (BCC)

یکی از امکانات پیشرفته در این سیستم، قابلیت ارسال پیام با استفاده از گزینه‌های رونوشت (CC) و رونوشت مخفی (BCC) است. اگر بخواهید پیامی را به چند نفر ارسال کنید، ولی برخی از آن‌ها نباید متوجه شوند که به دیگران هم پیام ارسال شده است، می‌توانید از گزینه رونوشت مخفی استفاده کنید. برعکس، در صورتی که می‌خواهید تمامی گیرندگان پیام بدانند که دیگران هم پیام را دریافت کرده‌اند، از رونوشت (CC) استفاده می‌کنید.

ارسال پیام با پیوست

در صندوق مکاتبات درسی، شما می‌توانید فایل‌های مختلف را به پیام‌های خود پیوست کنید. برای این کار کافی است گزینه پیوست فایل را انتخاب کرده و فایلی را از سیستم خود انتخاب کنید. در صورت نیاز به ارسال فایل‌های حجیم، می‌توانید فایل‌ها را فشرده کرده (زیپ کنید) و ارسال کنید. برای ارسال یک فایل فشرده، کافی است ابتدا فایل مورد نظر را در سیستم خود فشرده کرده و سپس آن را به پیام خود پیوست کنید.

مدیریت پیام‌ها و پیش‌نویس‌ها

یکی دیگر از قابلیت‌های این بخش، امکان ذخیره پیام‌ها به عنوان پیش‌نویس است. اگر شما در حال نوشتن پیامی باشید و بخواهید آن را بعداً ارسال کنید، می‌توانید آن را به عنوان پیش‌نویس ذخیره کرده و در آینده از آن استفاده کنید. پیام‌های ذخیره‌شده در بخش پیش‌نویس‌ها قابل دسترسی هستند و می‌توانید آن‌ها را ویرایش کرده و ارسال کنید.

علاوه بر پیش‌نویس‌ها، تمامی پیام‌های ارسال شده و دریافت شده در صندوق پیام‌های درسی شما ذخیره می‌شوند و می‌توانید آن‌ها را در هر زمان مرور کنید. همچنین، اگر پیام‌ها را حذف کنید، آن‌ها به زباله‌دان (Trash) منتقل می‌شوند و تا زمانی که از زباله‌دان به‌طور کامل حذف نشوند، همچنان قابل بازیابی هستند.

مدیریت پیام‌های دریافتی و ارسال

وقتی پیامی از طرف شخص دیگری برای شما ارسال می‌شود، این پیام به صندوق پیام‌های درسی شما وارد می‌شود. در این قسمت، می‌توانید به پیام‌ها پاسخ دهید (ریپلای کنید)، پیام‌ها را فوروارد کنید یا حتی آن‌ها را حذف کنید. همچنین، اگر پیام جدیدی دریافت کرده باشید، در قسمت پیام‌های خوانده نشده این پیام‌ها به‌طور ویژه نمایش داده خواهند شد.

تنظیمات ترجیحات پیام‌ها

در قسمت ترجیحات پیام‌ها، شما می‌توانید تنظیمات مختلفی را برای نحوه دریافت و مشاهده پیام‌ها انجام دهید. برای مثال، می‌توانید تنظیم کنید که پیام‌های دریافتی به‌طور خودکار به عنوان خوانده‌شده نمایش داده شوند یا خیر. همچنین، می‌توانید انتخاب کنید که تنها افرادی که در لیست مخاطبین شما هستند قادر به ارسال پیام به شما باشند یا همه کاربران سامانه بتوانند پیام بفرستند.

نتیجه‌گیری

با استفاده از صندوق مکاتبات درسی، شما قادر خواهید بود تا به راحتی با سایر کاربران سامانه ارتباط برقرار کرده و پیام‌های خود را با قابلیت‌های پیشرفته ارسال کنید. این قابلیت‌ها به شما این امکان را می‌دهند که ارتباطات خود را به‌صورت حرفه‌ای مدیریت کرده و تمامی مکاتبات خود را با دقت و سهولت پیگیری کنید.

امیدواریم این آموزش برای شما مفید واقع شده باشد و بتوانید به بهترین نحو از امکانات این سیستم بهره‌برداری کنید.